Los 11 errores más comunes al implementar un ERP

Implementar un sistema ERP es una de las tareas más costosas, lentas y complicadas que puede realizar un departamento de TI. La posibilidad de retrasos y gastos inesperados acecha en cada esquina.

La implantación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un paso fundamental para optimizar los procesos de una empresa. Un ERP bien elegido e implementado puede aumentar la eficiencia operativa, mejorar la toma de decisiones e impulsar el crecimiento. Sin embargo, muchas empresas enfrentan desafíos a lo largo de este proceso, cometiendo errores que pueden resultar costosos. En este artículo abordaremos los 11 errores más comunes al implementar un ERP y cómo evitar que tu empresa caiga en estas trampas.

Para ayudar a evitar errores costosos, hay algunos casos que los ejecutivos de TI, proveedores de ERP y consultores de tecnología aconsejan sobre cómo evitar que la implementación se convierta en una pesadilla.

#1: Falta de planificación

Uno de los errores más graves a la hora de implementar un ERP es la falta de una planificación adecuada. Muchas empresas se saltan la fase de evaluación de necesidades y no definen objetivos, plazos y presupuestos claros. Esto puede provocar retrasos, costes adicionales y frustración.

La planificación es absolutamente necesaria si desea que su proyecto de ERP sea exitoso. Muchas organizaciones no planifican con suficiente antelación antes de comenzar a evaluar el software ERP. Esto a menudo genera confusión en el futuro porque es posible que no comprendan completamente sus procesos actuales y cómo evolucionarlos para maximizar los beneficios comerciales y ser más eficientes.

#2: Mala elección de ERP

Elegir el sistema ERP incorrecto es otro error común. Es fundamental seleccionar un ERP que satisfaga las necesidades específicas de su empresa. Omitir este paso puede provocar una funcionalidad insuficiente, dificultades de integración y retrabajo.

#3: No tener a las personas adecuadas en el equipo desde el principio

Las organizaciones a menudo no contratan a las personas adecuadas desde el principio para la implementación de un ERP.

La implementación de ERP es uno de los proyectos más grandes que una organización puede emprender y, en consecuencia, se pueden cometer errores y los planes no se pueden cumplir si las partes interesadas adecuadas no participan en todos los aspectos del proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, muchas organizaciones se centran en obtener la aprobación ejecutiva en lugar de reunir a los actores clave de toda la organización, desde finanzas, operaciones, fabricación, compras y almacenamiento, hasta TI.

#4: No establecer prioridades

Al implementar un sistema ERP, lo más importante que podemos hacer para minimizar (o mitigar) los retrasos y acelerar el tiempo de finalización es no realizar múltiples tareas. Por lo tanto, la creación de un sistema de prioridades debería ser una preocupación para los administradores de TI. El sistema de prioridades no sólo debe indicar cuándo realizar las tareas, sino que también debe proporcionar a los gerentes cuestiones prioritarias.

#5: No invertir en formación y gestión del cambio

La falta de capacitación adecuada es una de las razones más comunes por las que fracasan los proyectos de ERP, garantizar que los empleados tengan la oportunidad de sentirse cómodos con el nuevo sistema antes de que entre en producción hará maravillas para su empresa y aumentará sus posibilidades de éxito en ERP.

La falta de capacitación de los usuarios del sistema es un error que puede perjudicar la adopción de un ERP. Asegúrese de que su equipo esté debidamente capacitado para utilizar el sistema y aprovechar al máximo sus funciones.

#6: Resistencia al cambio

La resistencia al cambio es un desafío común al implementar un ERP. Es importante involucrar a los empleados desde el principio, comunicar los beneficios del cambio y escuchar sus inquietudes para reducir las resistencias.

#7: Subestimar la importancia de datos precisos

El sistema ERP es tan bueno como los datos que contiene. Por lo tanto, si desea que su aplicación ERP tenga éxito, es extremadamente importante que se implementen parámetros de procedimiento y programación adecuados (desde el principio) para minimizar la probabilidad de errores.

#8: No realizar suficientes pruebas

Saltarse la fase de prueba rigurosa es otro error común. Probar el sistema antes de la implementación ayuda a identificar problemas y ajustar las configuraciones, evitando problemas después de la implementación.

# 9: Ignora la personalización excesiva

Personalizar demasiado su ERP puede resultar tentador, pero también es un error. Esto puede hacer que el sistema sea complejo y costoso de mantener. Concéntrese en personalizaciones esenciales para satisfacer las necesidades comerciales.

# 10: No “eliminar” las aplicaciones heredadas (sistemas antiguos)

Si las organizaciones no trabajan activamente para desmantelar las aplicaciones actuales mientras ejecutan el nuevo sistema, el resultado final es un ERP con todas las aplicaciones originales suspendidas.

El resultado final es otra pieza de software junto con los sistemas antiguos por cuyo mantenimiento se manutención y soporte, pagando por hardware y actualizaciones, cuando el objetivo de adquirir un sistema ERP era optimizar el flujo de trabajo y reducir costos y desperdicios.

# 11: No tener una estrategia de mantenimiento

Los clientes que no realizan mantenimiento preventivo no se benefician de su inversión en ERP. Al no aplicar mantenimiento, su sistema rápidamente quedará obsoleto (desde una perspectiva técnica) y también sus procesos comerciales. Es importante mantener el kernel actualizado, con los cambios legales correctos aplicados para evitar posibles problemas fiscales/tributarios, y con mejoras en la tecnología aplicada.

Después de la implementación del ERP, muchas empresas cometen el error de no brindar el soporte adecuado. Pueden surgir problemas inevitables y es esencial contar con un plan de soporte para resolverlos rápidamente.

En este artículo mostramos cómo implementar un ERP es un viaje complejo que puede resultar en grandes beneficios o desafíos importantes, dependiendo de las decisiones que se tomen a lo largo del camino. Evitar los errores comunes mencionados anteriormente es esencial para garantizar el éxito de este proceso.

Vottax es su socio ideal para ayudarlo en todas las etapas, desde la elección e implementación de un ERP hasta el soporte y las mejoras posteriores a la implementación. Con nuestra experiencia y conocimientos, podemos ayudar a su empresa a evitar estos errores y lograr una implementación efectiva que impulsará su crecimiento y éxito en el mercado.

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